「予実管理を始めたいが、何から手をつければいいかわからない」
「Excelでの管理に限界を感じている」
といった悩みはありませんか。この記事では、予実管理とは何かという基本から、経営を加速させるメリット、具体的な始め方、そして失敗しないための5つのコツまで専門家が解説します。
この記事を読めば、予実管理の全体像が明確になり、明日から自社で実践するための具体的な第一歩を踏み出せるようになります。
まずは結論！予実管理の目的・メリット・手順がわかる早見表
予実管理の全体像を素早く理解するために、その目的、メリット、そして具体的な手順を一覧にまとめました。この表を確認するだけで、予実管理がなぜ重要で、どのように進めればよいのか、その骨子を掴むことができます。
| 項目 | 内容 |
| 目的 | 経営目標を達成するために、計画（予算）と実績の差異を分析し、経営課題を可視化すること。データに基づいた客観的な意思決定を支援し、安定した経営基盤を築きます。 |
| メリット | ・経営状況が「見える化」され、課題を早期に発見できる・迅速かつ的確な経営判断が可能になる・組織全体の目標達成への意識が向上する |
| 手順 | 1. 【PLAN】目標設定と予算の策定2. 【DO】実績の収集3. 【CHECK】予算と実績の比較・差異分析4. 【CHECK】差異を生んだ根本原因の特定5. 【ACTION】改善策の立案と実行 |
予実管理とは？経営の現在地を把握する羅針盤
予実管理は、単なる数字の比較作業ではありません。企業の目標達成を支え、持続的な成長を促すための重要な経営の羅針盤です。
ここでは、予実管理の基本的な意味から、関連用語との違いまでを掘り下げて解説します。
1. 予実管理とは「予算」と「実績」を比較し、目標達成へ導く経営手法
結論として、予実管理とは、企業が立てた「予算（計画）」と、実際の活動結果である「実績」を比較・分析し、目標達成へと導く経営管理手法を指します。
なぜなら、計画通りに進んでいるか、あるいは計画からどの程度ずれているのかを定期的に確認することで、問題の早期発見と迅速な軌道修正が可能になるためです。
例えば、売上予算1,000万円に対し実績が800万円だった場合、その200万円の差がなぜ生まれたのかを分析し、次の打ち手を考えます。
このように、予実管理は計画と現実のギャップを埋め、企業をゴールへと着実に前進させるためのナビゲーションシステムといえるでしょう。
2. 「予実」とは？言葉の基本的な意味を解説
「予実（よじつ）」とは、「予算（予定）」と「実績」という2つの言葉を組み合わせたビジネス用語です。ここでの「予算」は、売上や利益、コストなど、企業が一定期間で達成を目指す「目標数値」を指します。
一方の「実績」は、その期間における実際の企業活動の結果そのものです。
例えば、「今月の売上予算は500万円」と計画し、月末に「実績は450万円だった」と結果が出たとします。
この計画（予算）と結果（実績）のセットが「予実」であり、この2つを管理することが予実管理の出発点となります。この基本的な言葉の意味を理解することが、正確な予実管理を行う第一歩です。
3. 予実管理と予算管理、管理会計の決定的な違い
これらは混同されやすい言葉ですが、目的と範囲に明確な違いがあります。
結論から言うと、予実管理が「計画と実績の比較・分析による軌道修正」に焦点を当てるのに対し、予算管理は「目標達成のための計画策定と資源配分」が中心です。
航海に例えると、目的地を定めて航路図や食料を準備するのが「予算管理」です。そして、航海中に現在地と航路図を見比べてズレを修正するのが「予実管理」にあたります。
これら両方を含む、経営判断に役立てるための社内向け会計の仕組み全体が「管理会計」と呼ばれます。
💬 ひとことポイント
予実管理は「過去の結果」を「未来の行動」につなげるための架け橋です。単なる数字合わせで終わらせず、次の一手を考えるためのツールと捉えましょう。
予実管理は意味ない？経営を加速させる3つのメリット
「予実管理は手間がかかるだけで意味がない」と感じる方もいるかもしれません。しかし、適切に運用すれば、予実管理は経営を大きく加速させる強力な武器となります。
どんぶり勘定の経営から脱却し、持続的な成長を実現するための3つのメリットを解説します。
- 経営状況の「見える化」で課題を早期発見できる
- データに基づいた迅速で的確な経営判断が可能になる
- 組織全体の目標達成への意識が向上し、人材育成にもつながる
1. 経営状況の「見える化」で課題を早期発見できる
予実管理の最大のメリットは、会社の経営状況が数字によって「見える化」され、課題をいち早く発見できる点にあります。予算という「あるべき姿」と実績という「現実の姿」を定期的に比較することで、計画とのズレを客観的に把握できるからです。
例えば、月次の売上実績が予算を下回った場合、その原因が営業活動の停滞なのか、市場の変化なのかを即座に検討し始められます。
このように、予実管理によって経営の健康状態が可視化されるため、問題が深刻化する前に対策を打つことが可能になります。
2. データに基づいた迅速で的確な経営判断が可能になる
予実管理は、経営者の勘や経験だけに頼らない、客観的なデータに基づいた的確な意思決定をサポートします。売上や経費、利益といった具体的な数値を根拠にすることで、判断の精度とスピードが格段に向上するためです。
例えば、ある商品の利益率が予算よりも低いというデータがあれば、その原因を分析し、価格改定やコスト削減といった具体的なアクションを迅速に検討できます。
数字という客観的な事実に基づいて判断することで、より確実性の高い経営戦略を立てられるようになるのです。
3. 組織全体の目標達成への意識が向上し、人材育成にもつながる
予実管理を全社で取り組むことで、組織全体の目標達成への意識が高まり、社員の成長にもつながります。会社全体の目標が各部門、そして個人の目標へと具体的に落とし込まれることで、従業員一人ひとりが「自分ごと」として目標達成を意識するようになるからです。
例えば、各部門が自部門の予算達成に向けて主体的に工夫を凝らすようになります。
このプロセスを通じて、管理職はコスト感覚やマネジメントスキルを実践的に学ぶことができ、結果として経営視点を持った人材が育っていきます。
💬 ひとことポイント
メリットを最大化する鍵は「リアルタイム性」です。月次、週次とチェックの頻度を上げるほど、経営のハンドルを素早く切れるようになります。
予実管理の具体的なやり方【5つのステップで解説】
予実管理は、闇雲に始めても長続きしません。ここでは、多くの企業で実践されているPDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に基づいた、誰でも始められる5つの具体的なステップを解説します。
この流れに沿って進めることで、効果的な予実管理体制を構築できます。
- 【PLAN】目標設定と予算の策定
- 【DO】実績の収集（月次決算の実施）
- 【CHECK】予算と実績の比較・差異分析
- 【CHECK】差異を生んだ根本原因の特定
- 【ACTION】改善策の立案と実行
1. 【PLAN】目標設定と予算の策定
最初のステップは、企業の経営目標に基づき、現実的で納得感のある予算を策定することです。達成不可能な高すぎる目標や、簡単すぎる低すぎる目標では、社員のモチベーションを維持できず、管理自体が形骸化してしまうからです。
具体的には、過去の実績や市場の成長率といった客観的なデータを参考にしつつ、現場部門の意見もヒアリングしながら、会社全体、部門、チームや個人へと目標を落とし込んでいきます。
なぜこの目標数値なのかという根拠を明確にし、関係者全員で共有することが、予実管理を成功させるための最も重要な鍵となります。
2. 【DO】実績の収集（月次決算の実施）
予算を策定したら、次はその予算に対応する実績データを収集します。このとき重要なのは、できるだけ短いサイクルで実績を把握することです。
実績の把握が遅れると、問題の発見や軌道修正もその分遅れてしまうため、多くの企業では月単位で実績を集計する「月次決算」を行っています。
年次決算ほど厳密な正確性は求められませんが、売上、原価、人件費などの数値を迅速に集計し、経営状況をタイムリーに把握することが目的です。
3. 【CHECK】予算と実績の比較・差異分析
月次の実績値が出たら、当初立てた予算と比較し、どの項目で、どれくらいの差（差異）が生まれているかを分析します。この差異の大きさや発生箇所を特定することが、経営課題を明らかにするための第一歩です。
具体的には、勘定科目ごとに予算と実績の数値を並べ、「差異額（実績－予算）」や「達成率（実績÷予算）」を算出します。
これにより、どの項目が計画通りに進んでいて、どの項目に問題があるのかが一目でわかります。
4. 【CHECK】差異を生んだ根本原因の特定
予算と実績の差異を確認した後は、「なぜその差異が生まれたのか」という根本的な原因を深掘りします。表面的な現象だけを捉えて対策を打っても、同じ問題が再発する可能性が高いため、本質的な原因を突き止める必要があります。
例えば、「売上予算が未達」という結果に対し、原因が「新規の商談数が少ない」ことだとします。
ここで終わらず、「なぜ商談数が少ないのか？」をさらに掘り下げ、「競合の新サービスにより自社の魅力が薄れた」「営業担当者の提案スキルが不足している」といった根本原因まで特定します。
5. 【ACTION】改善策の立案と実行
根本原因が特定できたら、最後にそれを解決するための具体的な改善策を立案し、実行に移します。分析や評価だけで終わらせず、具体的な行動につなげて初めて、予実管理は経営改善のツールとして機能します。
例えば、根本原因が「営業担当者の提案スキル不足」であれば、「営業研修を実施する」「成功事例を共有する仕組みを作る」といったアクションプランを立て、責任者と期限を決めて実行します。
そして、その改善策の結果は、次の月の実績としてまた評価されます。このPDCAサイクルを回し続けることで、組織は継続的に学び、成長していくことができるのです。
💬 ひとことポイント
PDCAは一度回して終わりではありません。「C（Check）」で原因を深掘りし、「A（Action）」を次の「P（Plan）」に活かすことで、らせん状に組織が成長していきます。
予実管理で失敗しないための5つのコツ
予実管理を導入しても、うまく機能しなければ意味がありません。形骸化させず、経営改善に直結させるためには、いくつかの重要なコツがあります。
ここでは、予実管理を成功に導き、失敗を避けるための5つのポイントを、具体的な理由とともに解説します。
- 目的を明確にし、全社で共有する
- 現実的で納得感のある予算目標を設定する
- 細かい差異にこだわりすぎず、重要なポイントに絞る
- できるだけ短いサイクル（月次）でPDCAを回す
- 現場へのフィードバックと対話を徹底する
1. 目的を明確にし、全社で共有する
予実管理を成功させる最初の鍵は、「何のために行うのか」という目的を明確にし、経営層から現場の従業員まで全員で共有することです。目的が曖昧なままでは、予実管理が単なる数字合わせの作業となり、従業員の当事者意識が生まれにくいからです。
例えば、「ノルマ達成を監視するため」ではなく、「課題を早期発見し、みんなで迅速に解決するため」といったポジティブな目的を共有することで、現場も協力しやすくなります。
経営目標達成という共通のゴールに向かうためのツールであると全社で認識を合わせることが、予実管理を形骸化させないための第一歩です。
2. 現実的で納得感のある予算目標を設定する
予実管理の土台となる予算目標は、現実的で、かつ現場が納得できる水準に設定することが極めて重要です。到底達成不可能な高すぎる目標は社員のやる気を削ぎ、逆に簡単に達成できる低すぎる目標は成長の機会を奪ってしまうからです。
具体的には、過去の実績データや市場動向を分析しつつ、実際に予算達成に向けて動く現場の責任者の意見を取り入れながら策定するプロセスが不可欠です。
挑戦的でありながらも、達成への道筋が見える納得感のある目標設定が、組織のモチベーションを引き出します。
3. 細かい差異にこだわりすぎず、重要なポイントに絞る
予実管理においては、発生したすべての差異を細かく分析するのではなく、経営へのインパクトが大きい重要な差異に絞って分析することが効率的です。すべての差異に同じ熱量で対応しようとすると、分析に多大な時間がかかり、本当に注力すべき大きな問題を見過ごすことになりかねません。
例えば、「差異が予算の10%以上、または金額で100万円以上の項目を優先的に分析する」といった社内ルールを設けることが有効です。
重要な差異に分析のリソースを集中させることが、迅速で効果的な改善アクションにつながります。
4. できるだけ短いサイクル（月次）でPDCAを回す
予実管理の精度と効果を高めるためには、できるだけ短いサイクルでPDCA（計画・実行・評価・改善）を回すことが欠かせません。半期や年一回の振り返りでは、問題が起こってから時間が経ちすぎてしまい、原因の特定が困難になったり、対応が手遅れになったりするからです。
理想は、月次決算に合わせて毎月予実の比較分析と改善策の検討を行うことです。
短いサイクルで軌道修正を繰り返すことで、経営判断のスピードが上がり、年度末の目標達成の確度を格段に高めることができます。
5. 現場へのフィードバックと対話を徹底する
予実差異の原因を分析し、改善策を実行するためには、管理部門から現場へ一方的に指示するのではなく、双方向の対話を徹底することが重要です。差異が生まれた背景や真の原因は、日々の業務を行っている現場にしかわからない情報の中に隠れていることが多いからです。
例えば、予算未達の結果に対して単に「なぜ達成できなかったのか」と詰問するのではなく、「何が障壁になっているか」「どうすればうまくいくか」を共に考える姿勢が求められます。
分析結果を現場と共有し、対話を通じて改善策を一緒に考えるプロセスが、現場の主体性を引き出し、実効性のある打ち手につながるのです。
💬 ひとことポイント
予実管理は「管理」という言葉がついていますが、本質は「対話」です。数字をきっかけに現場と対話し、一緒に未来を創っていくことが成功の秘訣です。
予実管理に使うツールは？Excelとシステムの比較
予実管理を始めるにあたり、多くの企業がまずExcel（スプレッドシート）を利用します。しかし、事業の拡大とともにExcelでの管理に限界を感じ、専用の「予実管理システム」へ移行するケースも少なくありません。
ここでは、それぞれのツールのメリット・デメリットを比較し、自社に合った選び方を解説します。
1. まずはExcel（スプレッドシート）から始めるメリット・デメリット
結論として、特に中小企業や小規模な部門で予実管理を始める場合、追加コストがかからず、多くの人が使い慣れているExcelは非常に有効なツールです。
しかし、その手軽さの裏には、事業規模が大きくなるにつれて顕在化するデメリットも存在します。
| メリット | デメリット | |
| コスト | ・追加の導入費用が不要 | ・大規模な運用には不向き |
| 操作性 | ・多くの従業員が基本的な操作に習熟している | ・関数やマクロの知識が必要になる場合がある |
| 柔軟性 | ・自社の管理項目に合わせて自由にフォーマットを作成可能 | ・フォーマットが属人化しやすい |
| 共有・集計 | ・メールや共有フォルダで簡単に共有できる | ・複数人での同時編集が難しい<br>・各部署からのデータ集計に手間がかかる |
| 管理 | ・手軽に始められる | ・ファイルが増え、バージョン管理が煩雑になる |
Excelは導入のハードルが低く、まずは予実管理を試してみたいというフェーズにおいて最適な選択肢と言えます。
2. Excelでの管理に限界を感じたら「予実管理システム」の導入を検討
「各部署のExcelファイルを集計するのに時間がかかりすぎる」「どのファイルが最新かわからなくなる」といった課題に直面したら、それは「予実管理システム」の導入を検討すべきサインです。
予実管理システムは、Excel管理で発生しがちな問題を解決するために設計されています。
例えば、会計システムや販売管理システムから実績データを自動で取り込んだり、複数の担当者が同時に入力したりすることが可能です。これにより、手作業による集計工数や入力ミスが劇的に削減されます。
データの収集・集計作業を自動化し、分析や改善策の検討といった本来注力すべき業務に時間を使えるようにすることが、システムを導入する最大のメリットです。
💬 ひとことポイント
ツールの選択は会社のフェーズに合わせましょう。最初はExcelで十分。しかし「集計が大変」「ミスが多い」と感じたら、それは事業が成長している証拠であり、システム化を考える良いタイミングです。
専門家の伴走で予実管理を成功させたいならEncoachへ
自社だけで予実管理を軌道に乗せるのが難しい、あるいは、もっと質の高い経営判断に繋げたいとお考えなら、専門家の知見を活用するのも有効な選択肢です。
私たちEncoachは、単なる数値管理に留まらない、貴社の未来をデザインするための伴走支援を提供します。ここでは、Encoachが提供する具体的なサービスをご紹介します。
1. 貴社に合わせた予実管理体制の構築をゼロから支援
結論として、Encoachは貴社の事業内容や成長フェーズに合わせ、最適な予実管理の仕組みをゼロから構築するサポートを行います。
なぜなら、画一的なテンプレートを当てはめるのではなく、経営者が本当に見るべき数値を可視化し、自走できる体制を作ることが重要だと考えているからです。
具体的には、事業計画のヒアリングから始まり、未来の資金繰りまでを見据えた管理表の作成を伴走支援します。感覚的な経営から脱却し、客観的な数字に基づいて事業をコントロールできる体制を共に作り上げます。
2. 経営判断を加速する月次レビューの定例化と質の向上
Encoachは、月次での予実レビューを定例化し、その質を高めることで、経営判断のスピードと精度を向上させます。
予実管理は、一度仕組みを作って終わりではなく、定期的な振り返りと軌道修正のサイクルを回し続けることに本質があるからです。
私たちは、毎月のレビューに同席し、差異分析のサポートや次のアクションに繋がる問いかけを行います。これにより、経営者が財務状況をリアルタイムで把握し、自信を持って次の打ち手を決定できる「攻めの経営」への変革を後押しします。
3. 資金調達や事業計画策定まで見据えたコンサルティング
私たちの支援は、足元の予実管理に留まりません。将来の成長に必要な資金調達や、その基盤となる説得力のある事業計画の策定までを一貫してサポートします。
金融機関や投資家は、事業の将来性を数字で示すことができる企業を評価するため、精緻な事業計画と予実管理の実績は不可欠です。
Encoachは、成長ストーリーを具体的な数値計画に落とし込み、金融機関の紹介まで含めた資金調達の実行を支援します。
会社の未来をより良くするための第一歩として、まずはお気軽にLINE相談ください。
💬 ひとことポイント
専門家の活用は、時間と精度を買う賢い投資です。社内に知見がない段階でも、プロの伴走があれば最短ルートで効果的な予実管理体制を築けます。
予実管理に関するよくある質問
予実管理について、多くの経営者や管理職の方から寄せられる代表的な質問にお答えします。疑問を解消し、予実管理への理解をさらに深めましょう。
Q1. 中小企業や個人事業主でも予実管理は必要ですか？
結論から言うと、むしろ経営資源が限られる中小企業や個人事業主にとってこそ、予実管理は極めて重要です。
なぜなら、どんぶり勘定の経営では、気づかないうちに資金繰りが悪化したり、事業機会を逃したりするリスクが高いからです。
予実管理を行えば、売上の減少や想定外のコスト増といった経営リスクを早期に察知し、手遅れになる前に対策を打つことができます。経営状況を客観的な数字で把握し、安定した事業運営と成長の基盤を築くために、事業規模に関わらず予実管理は必須の経営ツールと言えます。
Q2. 予実管理はプロジェクトのスケジュール管理にも応用できますか？
はい、応用できます。予実管理の基本的な考え方は「計画と実績を比較し、その差異を分析して改善に繋げる」ことであり、これはプロジェクト管理にもそのまま当てはまります。
プロジェクトにおいては、売上やコストといった「お金」の予算だけでなく、作業工数や進捗率といった「時間」の予算も設定します。
そして、計画したスケジュールと実際の進捗を比較し、遅れが生じている場合はその原因を分析して、リソースの再配分などの対策を講じます。お金、時間、人のリソースを計画通りに進め、プロジェクトを成功に導くために、予実管理のフレームワークは非常に有効です。
Q3. 赤字部門の予実管理は、どのように進めれば良いですか？
赤字部門の予実管理で最も重要なのは、赤字からの脱却という明確な目標を設定し、その原因を徹底的に分析することです。
まずは、なぜ赤字に陥っているのかを「売上」「変動費」「固定費」に分解して分析します。原因が、売上か、原価か、あるいは人件費や家賃などの固定費なのかを特定するのです。
その上で、例えば「3ヶ月で単月黒字化する」といった具体的な利益目標を立て、コスト削減や売上向上施策など、原因に直接アプローチするアクションプランを実行・管理していくことが重要です。
Q4. 予実差異の分析は、具体的に何を見れば良いのでしょうか？
予実差異の分析では、単に「予算と実績の差額」を見るだけでは不十分です。なぜその差異が生まれたのかを深掘りするために、差異をさらに分解して見ることが重要になります。
例えば、売上高の差異であれば、「販売単価の変動による差異（価格差異）」と「販売数量の変動による差異（数量差異）」に分けて分析します。
これにより、「値引きが原因で利益が減ったのか」あるいは「販売個数が足りなかったのか」といった真の原因が明確になり、より的確な対策を立てることが可能になります。
まとめ：予実管理は目標達成への最短ルート。まずは第一歩から踏み出そう
本記事では、予実管理の基本的な意味から、そのメリット、具体的な進め方、そして成功させるためのコツまでを網羅的に解説しました。
予実管理とは、単なる数字の管理作業ではなく、会社の目標達成というゴールに向かって、現在地と進むべき方向を確認するための「経営の羅針盤」です。
経営状況を「見える化」し、迅速な意思決定を可能にすることで、変化の激しい時代を乗り越えるための強力な武器となります。
「難しそう」と感じるかもしれませんが、まずはExcelを使って、売上と主要な経費だけでも管理を始めてみましょう。大切なのは、完璧を目指すことよりも、まずは第一歩を踏み出し、PDCAサイクルを回し始めることです。